Plantilla factura rectificativa
Las facturas rectificativas son unos documentos que se emiten en una circunstancia, ellas sirven para corregir y modificar una factura original errónea. Se encargan de sustituirlas debido a que la anterior no cumple con todos sus requisitos, ya sea por un error o falta de información.
Es importante que, al momento de emitir una factura rectificativa se indique que posee esa naturaleza, y es producto de la factura ordinaria errónea que tiene que ser corregida.
Se requieren este tipo de facturas de forma obligatoria, cuando la factura ordinaria sea impropia. Favorecen el orden de la contabilidad y evitan que exista algún defecto.
Existe una forma de no tener que expedirlas, y es cuando ante el defecto de una factura ordinaria no se haya liquidado el IVA. Por lo tanto, bastará con emitir una nota de crédito, y no una factura rectificativa.
Es importante que en la factura rectificativa se establezca a quién corresponde. Es decir, debe indicarse el número de facturación.
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Programas útiles
Actualmente existe una alternativa sencilla para la elaboración de las facturas rectificativas. Esto es posible a través el programa “Quipu”, con él se disminuye el tiempo que lleva realizar este tipo de factura manual.
Quipu ofrece unos pasos muy sencillos que permiten elaborar las facturas rectificativas. Una vez se haya establecido la existencia del error en ella, se modifica a través de unos cuantos clics, para eso hay que buscar la opción de ingresos, donde encontrarás todos los documentos expedidos.
Gracias al buscador del programa será más sencillo filtrar todas las facturas que se hayan elaborado.
En cuanto a los gastos, las facturas que sean recibidas son aquellas que proporciona el proveedor. Por ello, en caso que sean erróneas, no podrán ser cambiadas, a menos que dicho proveedor te conceda una rectificativa con el contenido de la factura correcta.
Emisión de la factura
Una de las preguntas más comunes es sobre en qué momento deben expedirse las facturas rectificativas. La respuesta correcta es: en el momento en que exista un defecto con la información de la factura ordinaria.
Tienen que emitirse cuando se conozca del error. Sin embargo, es importante que no tengan más de cuatro años desde la fecha de su elaboración. Una vez se haya superado este lapso de tiempo, no será posible realizar una factura rectificativa.
Es necesario que las facturas mantengan un orden, de este modo será más fácil cumplir con los modelos tributarios que tienen que ser presentados trimestral y anualmente, en dicha entrega no se admiten errores.
Para llevar un mejor control es necesario contar con la ayuda de un especialista. Entre ellos destacan los contadores, ellos aseguraran el orden en la contabilidad del establecimiento comercial, de esta forma se evitarán los errores que pudieran afectarla, y sus posibles sanciones.
Situaciones de emisión
Existen varias situaciones en las que es necesario realizar una factura rectificativa para que logre modificar el contenido erróneo. Su elaboración mantiene un control correcto de la contabilidad que exigen las agencias tributarias a los establecimientos comerciales o los autónomos.
Los casos más comunes en donde se requiera la emisión de este tipo de factura sucede cuando:
- Surge una equivocación con respecto al nombre del cliente. Es decir, a quién se está facturando, o por cualquier otro dato de él, como el número de identificación fiscal, requisito indispensable para el contenido de las facturas.
- Exista un error en cuanto al concepto o contenido de la factura, ya sea por motivo de la compra y venta de algún producto, o por la prestación de un servicio.
- Se ingrese un tipo impositivo que no corresponda, como puede suceder con el IRPF o el IVA.
- O se omite algún tipo de información que se considere importante, por lo tato debería aparecer obligatoriamente en la factura, como la fecha de vencimiento.
Información de la factura rectificativa
Así como otro tipo de facturas, las rectificativas deben cumplir con ciertos datos obligatoriamente. Lo más importante de su contenido es que hay que indicar su naturaleza de carácter rectificativo. Además, debe establecerse a cuál factura corresponde.
La información que debe tener una factura rectificativa es:
- Principalmente indicar que es una factura para rectificar un error. Debe añadirse cuál fue el motivo para tal corrección.
- La numeración es necesaria para llevar un control con la contabilidad.
- La fecha en la que fue emitida, y la fecha de la factura original. Esto es importante para determinar si se cumplen con los lapsos de tiempo establecidos.
- La fecha de vencimiento, esto permitirá conocer cuál es el estado.
- Información fiscal del establecimiento comercial y del cliente, nombres, NIF y el domicilio de cada uno.
- El concepto, servicio o el producto que se comercializó, y el monto total del ellos.
- Los impuestos que correspondan.
- El monto total, aquel que incluye el de los servicios y los impuestos.
Numeración de las facturas
Las facturas rectificativas deben ser enumeradas obligatoriamente. Esto quiere decir que ameritan un registro. Es por esto que es importante adjudicar el número que permita identificarla como rectificativa.
Es común que, para mantener el registro, se utilice la letra “R”, de esta forma, la primera factura rectificativa está identificada como “R-1”, mientras que la segunda tendrá el código “R-2”, y así sucesivamente.
La enumeración de este tipo de facturas es muy importante, debido a que garantizar el orden. De modo que no se debería afectar su registro y la contabilidad del establecimiento comercial o negocio del autónomo.
Muchos programas de contabilidad que realizan facturas rectificativas se encargan de enumerarlas de forma automática. Esto quiere decir que no hace falta llevar un registro manual.
Factura rectificativa de abono
Estas facturas son realizadas cuando se manifiesta un error en cuanto al precio del servicio o del producto que se está comercializando. Contemplan un defecto por algún descuento aplicado que no debe estar incluido.
Anteriormente se denominaban a las facturas rectificativas como “facturas de abono”, esto quiere decir que son lo mismo y cumplen con las mismas funciones.
Sin embargo, para que sea de este carácter (de abono), es necesario que se realice una devolución o que el error abarque al precio de los productos, o de los descuentos que se incluyeron.
El abono puede ser positivo o negativo.
Será positivo cuando en la factura se estimó un costo menor al que debería ser, en este caso el establecimiento comercial recibe el dinero. Mientras que, en el abono negativo, la factura de estableció con un precio mayor al que debería, en este caso la empresa le debe dinero al cliente.