Plantilla factura proforma

Las facturas proforma son documentos tributarios que se utilizan en el comercio internacional.

No se refiere a una factura comercial. Se trata de un formato tributario que establece los detalles de otro tipo de factura, como la definitiva. A través de él una persona se compromete con otra a proporcionar algún tipo de servicio o producto a un precio estimado.

Es importante establecer que este tipo de facturas se conocen también como “presupuestos”. No pertenecen a la contabilidad del establecimiento comercial sino hasta que se formalice la compra y venta del producto o se realice el servicio.

Al no ser un documento tributario definitivo o real, es común que existan interrogantes en cuanto a su legalidad. Tienen un valor informativo. No obstante, no producen ningún tipo de efecto contable.

Igualmente, la factura proforma o presupuesto tiene la obligación de cumplir con las estipulaciones que se establezcan durante el lapso de tiempo indicado.

Factura proforma requisitos

Las facturas proformas o presupuestos, al ser utilizadas mayormente en el comercio internacional, o en algunos establecimientos comerciales, deben cumplir requisitos indispensables en cuanto a su contenido.

En primer lugar, es necesario colocar la identificación del proveedor, nombre y apellido, domicilio, razón social, número de identificación fiscal, números telefónicos y correo electrónico. Igualmente tendrá que señalarse el cliente que haya solicitado una factura proforma o presupuesto.

En este tipo de factura también debe realizarse la descripción de los servicios que vayan a prestarse, o de los productos que se venderán, como el costo unitario de cada uno y la suma total de todos ellos.

Entre las finalidades de la factura o presupuesto se encuentra la de brindar información adecuada de dichos servicios y productos al cliente que quiera adquirirlos. Deben estar establecidos de forma clara, de manera que les facilite a los clientes su comprensión.

Principales características de las facturas proforma

Las características de la factura proforma son similares a las de la factura ordinaria. Debe contener información detallada para garantizar que el cliente esté seguro de lo que va a adquirir. De esta forma se asegura que la relación comercial es aceptada entre las dos partes.

Entre sus cualidades más comunes tenemos:

1. Posee un número propio para el presupuesto, mantiene un orden continuo, permitiendo un óptimo control.
2. Cuenta con una fecha de expedición para identificar el día en el que se elaboró la factura proforma o presupuesto.
3.  Esta factura debe contener toda la identificación fiscal de la empresa y los datos del cliente, esto tiene un carácter obligatorio.
4. Entre los datos que deben incluirse en la factura proforma o presupuesto se encuentra el domicilio, tanto del cliente, como del establecimiento comercial.
5. Es importante colocar detalladamente cuáles son los productos o los servicios que serán prestados, también el monto de cada uno, así como también el monto total.
6. Deberá establecerse la cuota tributaria, como los impuestos.
7. Especifica el monto total de todos los productos o servicios con los impuestos.

Función de la factura proforma

No se ingresa a la contabilidad del establecimiento comercial o del negocio del autónomo. Con ella le facilitas al cliente obtener la información que requiera sobre el servicio que se prestará, o un producto con fines comerciales.

Por lo tanto, las facturas proforma se otorgan únicamente cuando el cliente la solicite, y cada establecimiento comercial debería emitirla.

Con esto podemos decir que la principal función de la factura proforma o presupuesto, es de permitirle al comprador conoce cuál es el estado de la operación que quiera realizar, debido a que le ofrecen la información detallada.

Es importante destacar que tienen un tiempo de validez, es decir, el contenido puede variar en cuanto a la disponibilidad, costos, marca de los productos, o en caso de ser un servicio, si es posible realizarlo o no.

Modelos proforma

Las facturas proforma son sencillas de realizar, sobre todo si se cuenta con programas especiales de facturación y presupuesto. Los modelos de este documento deben contener obligatoriamente:

1. Que se trata únicamente de una factura proforma, es decir, solo es un presupuesto, no puede ser entendido como el resultado de una operación comercial debido a que esta no se efectuó, solo se solicitó la información.
2. La fecha en la que se realizó la emisión de la factura proforma o presupuesto.
3. Los datos del establecimiento comercial, que deben estar en la parte superior de este documento, como el nombre de la institución comercial, nuero de identificación social, razón social, dirección, números de contacto.
4. Debajo de estos datos deberá incluirse la información del cliente, esto permitirá identificarlo, tendrá que establecerse su nombre, dirección, números de contacto, razón social, entre otros.
5. En la parte media del formato tiene que añadirse una descripción de los productos o servicios que vayan a prestarse y el costo detallado de cada uno de ellos. También debe establecerse el IVA.
6. En la parte posterior deberá ir el monto total de la operación comercial.

¿Cuándo usar la factura proforma?

Una de las preguntas más comunes gira entorno a cuándo hacer uso de las facturas proformas. En todo caso, son necesarias cuando el cliente necesita una información detallada sobre los costos de algún producto, o un servicio.

El momento en que debe emplearse la factura proforma o presupuesto es al momento de la solicitud. Una vez el cliente haya verificado la descripción de toda la información, podrá realizarse una factura ordinaria que certifique el éxito de la operación comercial.

Otro de los momentos más adecuados donde se elabora este tipo de factura, es cuando el cliente hace un pedido de los productos o servicios, pero aún no ha realizado el pago.

Por último, las facturas proforma o presupuestos también son muy útiles en los casos donde se solicitó una financiación o subvención. Además sirven como un compromiso y justificativo de alguna inversión futura.

En estos casos, aunque no exista validez fiscal alguna, igualmente es acreditada porque se inició la actividad comercial. En cualquier caso, vale la pena echar un vistazo a los usos y aplicaciones de este formato antes de emplearlo.