Plantilla factura electrónica

La finalidad de la factura electrónica es comprobar que se realizó una operación comercial donde participaron las partes: el establecimiento comercial y el cliente. Además, sirven como el justificante del servicio que se realizó o de la compra y venta de algún bien.

Poseen un formato que se adecúa a los requisitos que establece la Agencia Tributaria y están tipificados en el Reglamento de Facturación. Existen varios programas que permiten la creación de este tipo de facturas.

Sin embargo, es importante establecer que las facturas electrónicas solo se emiten bajo el consentimiento del cliente. Si este desea una factura física, el establecimiento comercial está en la obligación de efectuarla.

Son una alternativa de validez, eficacia y legalidad ante las facturas que se expiden en papel. Además, les permiten al comerciante disminuir los costos que producen, sin desmejorar la calidad de servicio que presta el establecimiento comercial.

Características de la factura electrónica

Este tipo de facturas deben cumplir con los mismos requisitos que una factura tradicional. La única diferencia se basa en el modo de emitirla. Entre las principales características de las facturas electrónicas tenemos:

1. Establecer el código o número de factura. Todas ellas deben poseer una numeración propia. Tienen que llevar una serie correlativa que les facilita el control de la contabilidad del establecimiento comercial.
2.  La fecha de emisión también es necesaria, su principal objetivo es establecer cuál es la fecha concreta en la que se llevó a cabo la operación comercial entre el cliente y la empresa, cuando se haya efectuado un servicio o la compra venta de algún bien.
3. La identificación completa del establecimiento comercial y del cliente. Esto comprende al nombre y apellido, razón social, número de identificación social, domicilio, números telefónicos, correo electrónico.
4. El monto de los servicios que se prestaron, o de los bienes que se comercializaron.
5. La cuota tributaria, esto se comprende como los impuestos, por ejemplo, el IVA.
6. El monto global de toda la operación comercial.

Normativa para la facturación electrónica

Todas las facturas, tanto las tradicionales como las electrónicas, están reguladas por el Reglamento de Facturación que entró en vigencia en el año 2013. Por ello, los programas de facturación y presupuestos se adaptaron a esta normativa para lograr que sus usuarios disfruten de sus servicios de una forma válida y legal.

Esta normativa especifica cuáles son las reglas que se deben cumplir de forma obligatoria en las facturas de todo tipo:

1. La obligación de emitir factura a los clientes del establecimiento comercial o del autónomo.
2. Los tipos de facturas, como lo son las ordinarias, completas y simplificadas.
3. La emisión de las facturas por terceros.
4. El contenido.
5. Los requisitos para otorgarle autenticidad, legalidad e integridad a las facturas.
6. Especificaciones de las facturas electrónicas.
7. Los plazos.
8. Los regímenes especiales.
9. Otros tipos de factura, como lo son los duplicados, las recapitulativas o las rectificativas.
10. La conservación de las facturas.

Es importante establecer que eso abarca las facturas tradicionales y las electrónicas.

Requisitos para la facturación electrónica

Las facturas electrónicas, al igual que las facturas físicas, deben garantizar a los clientes del establecimiento comercial:

1. Una legibilidad adecuada en ellas.
2. Autenticidad en cuanto al origen de la factura. Esto quiere decir que debe asegurarse la identidad del establecimiento comercial y del emisor, que en muchos casos suele ser la misma persona, como sucede con los autónomos con sus negocios.
3. La integridad de todo lo que esté dispuesto en la factura. Se espera que el contenido de ella o haya sido modificado.

Adicionalmente, solo para las facturas electrónicas:

1. La autenticidad de estas facturas es posible garantizarla de formas distintas, por ejemplo:
2. A través de una firma electrónica.
3. Mediante un canje electrónico de la información EDI.
4. Por medio de otros canales donde los interesados sean autorizados por la Agencia Tributaria con el fin de ser una forma válida y legal.
5. A través del orden de gestión comunes de alguna actividad profesional o empresarial del sujeto pasivo.

Modelos de facturas electrónicas

Es importante establecer que existen dos tipos o modelos fundamentales en las facturas electrónicas. En primer lugar, encontramos las que posean un formato estructurado, o las que no cuentan con una estructura establecida, sino que ameritan elaboración desde cero.

Estos dos tipos de factura electrónica son capaces de ser enviados a través de redes de comunicación de carácter electrónico, como es el internet. La principal diferencia radica en los formatos. Por ejemplo, si es estructurado automatiza el trabajo, mientras las otras no cuentan con esa ventaja.

Las facturas electrónicas cuya plantilla tenga una información que logra ser generada por el sistema de facturación informático del quien la emita, son susceptibles de ser tramitadas de manera automática.

Mientras que las facturas electrónicas sin un formato estructurado, se representan a través de una imagen. Por lo tanto, requieren de un procesamiento manual para que sean ingresadas en el sistema informático del programa de facturas.

Ventajas específicas de las facturas electrónicas

Las facturas electrónicas poseen múltiples ventajas, entre ellas podemos encontrar que:

1. Disminuyen el tiempo de tramitación de las facturas, incluyendo el proceso de cobro, lo que genera mayor productividad para el establecimiento comercial.
2. Reducen los errores que pudieran tener los empleados al ingresar algún dato.
3. Eliminan los gastos de envío postal o los de impresión.
4. Permiten un acceso más fácil, ágil y rápido a las facturas de fechas anteriores.
5. Disminuyen considerablemente el espacio que ocupan las facturas físicas en el almacén.
6. Optimizan el servicio que se le otorga a los clientes, radica casi por completo el consumo de transporte y papel, trayendo efectos positivos que permiten preservar el medio ambiente.
7. Disminuyen las posibilidades de efectuarse algún tipo de fraude o estafa.
8. Mejoran de forma drástica la gestión debido a que se subsume la factura a través de los sistemas informáticos del establecimiento comercial.
9. Contribuyen y favorecen la modernización en la economía del país. Además, posibilitan el incremento del desarrollo de más programas informáticos de este tipo.