¿Qué es y para qué sirve una factura proforma?

Es posible que estés familiarizado con el término ‘factura proforma’, especialmente si eres propietario de un negocio. Pero para aquellos de ustedes que aún se quedan rascándose la cabeza, una factura proforma es esencialmente una factura de venta provisional que se envía al cliente antes de entregar los bienes o servicios.

Las facturas proforma no siempre son necesarias, pero se pueden utilizar como parte integral de su proceso de ventas. Estas tienen un propósito único y se pueden crear fácilmente con la ayuda de una plantilla de factura

Al igual que una factura, una factura proforma es un acuerdo comercial vinculante. Sin embargo, lo que diferencia a los dos es que los términos de venta de una factura proforma aún se pueden cambiar. Esto significa que solo se aplica a las ventas que aún no se han completado.

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Factura proforma: características

Por lo general, contiene una fecha de emisión, una descripción de lo que se vende y el monto total a pagar, así como cualquier impuesto o tarifa en que se pueda incurrir entre el momento de la emisión y el momento de la entrega.

Tampoco tienen un número secuencial único, algo que se requiere en todas las facturas legales, y deben estar claramente etiquetados como proforma. Fundamentalmente, una factura proforma no tiene valor fiscal y no contiene un medio de pago, por lo que no debe incluirse en sus registros contables.

Al proporcionar una estimación lo más precisa posible, el objetivo de una factura proforma es evitar exponer a tu cliente a cargos o deberes imprevistos.

¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma, un presupuesto y una factura?

En la superficie, las facturas tipo proforma y los presupuestos tienen mucho en común. Ambos se utilizan en gran medida de la misma manera, ambos proporcionan información sobre una venta y ninguno es un documento legal por derecho propio. Donde difieren es en su propósito.

Presupuestos

Un presupuesto es una estimación del costo de un artículo o servicio que estas en capacidad de prestar. Es considerablemente menos formal que una factura proforma y generalmente se envía durante las primeras etapas del proceso de venta.

Tampoco incluye necesariamente información detallada sobre los artículos o servicios que se ofrecen, sino que proporciona una idea aproximada de la cantidad y el precio.

Es importante destacar que un presupuesto no es un documento con ningún tipo de obligación o expectativa detrás. Como una factura proforma, no tiene valor financiero y la venta puede ser aceptada por el cliente o puede cancelarse fácilmente sin ninguna consecuencia.

Factura

Las facturas se envían cuando los bienes se han vendido o los servicios prestados y el pago se vence. El documento es un acuerdo vinculante y el cliente tiene la obligación de pagar el precio indicado. Y a diferencia de las facturas proforma, puede utilizar facturas para reclamar el IVA.

Entonces, en resumen, debes emitir una factura proforma para crear una venta potencial y una factura cuando se finalice esa venta.

¿En qué momento se puede enviar una factura proforma?

Hay dos razones principales por las que su empresa puede necesitar crear una factura de venta provisional antes de la venta real. O desea declarar una estimación del costo final del artículo o servicio que está brindando, o desea realizar un envío internacional.

Costo estimado

Las facturas proforma sirven como una especie de acuerdo de buena fe entre usted y su cliente.

Son una línea de base para una venta, un desglose de los artículos con una indicación precisa del monto total adeudado, pero no solicita el pago.

Esto hace que una factura proforma sea la opción ideal cuando una venta aún no se ha finalizado o los bienes o servicios aún están en negociación, ya que está proporcionando un formato que luego se puede ajustar si es necesario.

Envío internacional

Dado que a menudo incluyen detalles sobre el envío, el embalaje, el peso y las tarifas de envío, las facturas proforma se utilizan a menudo en la industria del envío internacional. Ayudan a declarar el valor de un artículo para que pueda pasar por la aduana rápidamente y ser entregado a su cliente a tiempo.

¿Cómo es una factura proforma?

No existen requisitos específicos con respecto a la estructura de una factura proforma. Pero es más fácil y seguro que se asemeje lo más posible a la estructura de las facturas finalizadas que creas.

Como resultado, las plantillas de facturas tipo proforma generalmente incluyen:

• Una fecha de emisión
• Datos de contacto tanto del comprador como del vendedor
• Detalles de los bienes o servicios prestados y sus precios acordados
• IVA y otros impuestos aplicables
• Gastos de envío, si los hubiera
• El monto total adeudado

Si aún estás creando tus propias facturas manualmente, es bastante fácil adaptar una plantilla de factura para satisfacer las necesidades de una factura proforma.

Solo recuerda etiquetar correctamente la factura como ‘proforma’ y asegúrate de que no contenga ningún número de factura, ya que esto cambiará lo que es un documento informal en uno vinculante. Tampoco se requiere una fecha de vencimiento del pago y la fecha exacta de entrega.

¿Cómo crear una factura proforma?

Si bien Word y Excel ofrecen plantillas de facturas, requieren tiempo y una atención meticulosa a los detalles para completar correctamente. Es más, puede encontrar complicaciones más adelante en el proceso de ventas si ingresa datos numéricos incorrectamente en sus facturas.

Un software de facturación o una factura proforma online, es una opción rápida para cualquier empresa que busque pagos completos y rápidos, así como una contabilidad rápida y sencilla.

Muchos softwares de facturación ofrecen plantillas de facturas, que se pueden utilizar para crear y enviar facturas en menos de un minuto. Y con todo automatizado, se garantiza que sus facturas serán impecables.