Las facturas son documentos de carácter obligatorio, cuya finalidad es demostrar que la operación comercial con fines tributarios fue realizada con éxito. No obstante, es importante destacar que existen diferentes tipos de facturas.
La factura ordinaria es la más común de todas. Es utilizada por los establecimientos comerciales, y su finalidad es dejar constancia de la transacción económica entre el cliente y la empresa, ya sea por una prestación de servicios realizada, o una compra-venta de productos.
Se encargan de plasmar toda la información necesaria para describir la operación comercial y legalidad.
Se conocen simplemente como “facturas”. Es importante que todos los establecimientos comerciales realicen sus facturas, de esta forma llevaran un mejor control en su contabilidad y cumplirán con los requisitos tributarios.
CONTENIDO
Principales características de las facturas ordinarias
Las facturas ordinarias disponen de un contenido específico que garantiza su validez, en ellas encontramos:
- El número de factura. Poseen una enumeración propia, se debe a que mantienen una serie correlativa que asegura el orden.
- En esta y todas las facturas encontramos la fecha de expedición. Esto tiene como objetivo establecer el día en el que se realizó la operación comercial, o en los casos donde se haya producido el pago anticipado de la compra-venta o la prestación de servicios.
- Identificación de los clientes. Es importante determinar la denominación social de todas las personas que participaron en la relación comercial, debe incluirse el nombre y apellido.
- Deben colocarse los números de identificación fiscal del establecimiento comercial y del cliente. Este contenido es de carácter obligatorio.
- El domicilio del cliente y la ubicación del establecimiento también deben estar incluidas en las facturas ordinarias.
- La forma de pago, ya sea a través de una transacción electrónica, o mediante efectivo, y el monto total de la operación comercial.
- También debe estar plasmada la cuota tributaria, es decir, los impuestos.
Otros datos de las facturas ordinarias
En las facturas ordinarias existen otro tipo de datos y menciones que deben ser agregadas, sin embargo, esto ocurre cuando:
- La operación comercial se encuentra exenta de impuestos.
- Cuando se realice unas entregas intracomunitarias que no requieran medios de transporte adicionales.
- Si el destinatario o adquiriente es el que tramita la factura, en vez del que ha prestado el servicio o el proveedor.
- En los casos donde el sujeto pasivo del impuesto se manifieste en el adquiriente. Es decir, el cliente que fue parte de la relación comercial en una operación de compra y venta, o prestación de servicios.
- En los casos de bienes usados, agencias de viajes, venta de antigüedades, colecciones valiosas, artísticas, será necesario aplicar un régimen especial según el criterio de ellos.
También es importante que se considere el idioma, a pesar que ellas pueden ser emitidas en cualquiera, la Agencia Tributaria establece que deben ser traducidas al castellano, o dependiendo del caso, en una lengua oficial de España.
Si la operación comercial es pagada con otro tipo de moneda, el impuesto obligatoriamente debe expresarse en euros.
¿Cómo elaborar la factura ordinaria?
Las facturas ordinarias deben tener un contenido específico y un orden básico:
- Establecer los datos del establecimiento comercial en la parte superior. Ameritan descripción de forma clara y entendible. Se incorpora el nombre de la empresa, dirección en la que está ubicada, números telefónicos, correo electrónico y número de identificación fiscal.
- Luego de ello, es importante que se encuentre la fecha en que fue realizada la compra y venta o la prestación de servicio.
- El número de factura debe estar establecido debajo de la fecha de expedición. Esto es importante para mantener un óptimo control con la contabilidad de la empresa.
- Los datos del cliente, como nombre, apellido, identificación fiscal tienen que ubicarse de igual manera en la parte superior.
- En la parte media de la factura ordinaria se ubican los costos de los productos o de la prestación de servicios. Además, tiene que determinarse el monto total de ello.
- Debajo de esto tiene que estar desglosado el costo de los impuestos.
- En la parte inferior se halla el monto total de la operación comercial.
Regímenes especiales
Cada tipo de factura cuenta con ciertos regímenes especiales que deben ser incluidos de forma obligatoria. Por ejemplo, los sectores que comercializan con objetos que tengan que ver con el arte, como cuadros, esculturas, incluso artículos de colección o antigüedades.
En estos casos se deberá indicar en la factura expresamente que es un “Régimen especial de objetos de colección y de antigüedades u obras de arte”.
Cuando se trata de las agencias de viaje, o en casos de venta de bienes muebles o inmuebles usados, la facturación del destinatario o que sea una inversión del sujeto pasivo, también deberá indicarse de forma expresa que es un régimen especial de tal naturaleza, dependiendo del caso.
La Agencia Tributaria ofrece información en cuanto a los regímenes especiales y el contenido que debe tener una factura, esto lo encontrarás en su página web.
Obligaciones
Todos los establecimientos comerciales y los autónomos están obligados a emitir factura por las operaciones comerciales que efectúen, ya sea alguna compra y venta de productos, o por una prestación de servicio.
No obstante, las empresas y autónomos también tienen otras obligaciones, entre ellas están:
- Tienen que conservar todas las facturas emitidas.
- Cuando se reciban facturas de otros establecimientos también es necesario que las conserven.
- Deben llevar un control con los libros de registro de todas las facturas que sean del establecimiento comercial, o las que reciban. Ellas deben estar ordenadas por fecha, de forma mensual, y según el año.
Diferencias con otras facturas
Existen varios tipos de factura. Sin embargo, la factura ordinaria es la más utilizada por los establecimientos comerciales, cada una tiene contenido y finalidades diferentes, este es el caso de las ordinarias, y las simplificadas.
Una de las diferencias más comunes es que las facturas simplificadas se emiten en algunas circunstancias comerciales, mientras que las ordinarias se utilizan con más frecuencia.
En las facturas simplificada solo encontramos el producto o la prestación de servicio que fue objeto de la relación comercial, los impuestos y el monto total. Mientras que con las facturas ordinarias sí se especifican todos los datos de la empresa, el cliente y los servicios o productos.