Organizar facturas y recibos de manera sencilla

Es imprescindible para todo negocio o empresa poder organizar facturas y recibos de todos sus clientes y acreedores. De esta forma tu empresa podrá agilizar de forma más sencillas los pagos y deudas que esta tenga pendiente.

Ahora bien ¿de qué manera se pueden ordenar? Esa es la pregunta que se hacen muchos. Y todo esto dependerá de la forma en que deseas buscar estos comprobantes de pago. Por lo que cada persona y empresa tendrá sus propias particularidades y necesidades.

Cómo organizar facturas y recibos

El objetivo principal de esta estructuración es el de poder encontrar todos tus comprobantes en menos de 30 segundos. Con los siguientes tips podrás hacerlo de manera fácil y sencilla.

Hay 2 maneras de arreglar los certificados de pago, una de manera física y la otra de manera electrónica. A continuación, se mostrará la manera física o tradicional, que corresponde a un archivo.

Cómo archivar facturas físicas

Ten en consideración estos tres pasos para administrar las facturas, si sigues estas tres reglas te será muy sencillo. Lo primero que debes conseguir es un archivador convencional y aquí entra la primera regla.

  • Principalmente poseer un criterio o modo de clasificar que debe ser constante durante todo el año fiscal y no cambiarlo
  • Como segunda regla, procede a guardar todo comprobante por orden alfabético de AZ. Consecuentemente deja el de la fecha mas reciente en primer lugar, así podrás encontrarlo con mayor facilidad
  • La tercera regla es que, los recibos deben tener los dos criterios anteriores ya sean de proveedores o acreedores. Por otro lado, almacena siguiendo el orden de primer apellido, segundo apellido y nombre.

Cómo se debe archivar la factura electrónica

En el mundo actual se están utilizando cada vez más las facturas digitales, las cuales tienen varias ventajas. Una de ellas es que puedes ahorrar el espacio físico del archivo. Y la otra es que de manera sencilla logras analizar la información de dichos recibos y tomar mejores decisiones.

Es importante recordar que cada país tiene diferentes leyes sobre las facturas electrónicas. Y solo algunas instituciones tienen autorización para hacerlas, pero cualquier persona pueda digitalizarlas. Por otra parte, estas no tendrán validez sin un soporte físico y sellado.

Una vez realizadas o recibidas las facturas lo mejor es seguir los pasos anteriores ya mencionados para archivar. De esta forma habrá un control preciso tanto en los comprobantes físicos como en los electrónicos.

Cómo organizar facturas en Excel

Una vez ya tengas tus facturas en la base de datos de Excel, es muy fácil ordenarlas. Puedes seguir los pasos a continuación que te serán de mucha utilidad.

  • Con todas las facturas a la vista ve a la opción organizar y filtrar que se encuentra en el inicio. Te dará la elección de hacerlo de AZ y de ZA, selecciona la que se adapte a tu necesidad.
  • No olvides que, si seleccionas otra columna y le das ordenar, se perderá la disposición anterior establecida.
  • Debido a esto, Excel tiene allí mismo la opción orden personalizado lo cual te permitirá arreglar dos columnas. Casi siempre se selecciona las opciones de nombres o lugares con la columna valores. Así se sabrá por ejemplo el lugar o la persona con los montos más altos.

Con todo lo anterior explicado será muy sencillo para ti de ahora en adelante, mantener bien estructurados todos tus recibos y facturas

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