La factura de muestras es aquella que se utiliza cuando se envían productos de prueba a un cliente, esto antes de que realice la compra. Estas muestras no tienen ningún valor comercial y el objetivo es promocionar la venta de la mercancía.
El envío de estos productos de prueba debe pasar por un tratamiento fiscal y aduanero, el cual no es muy diferente al aplicado a la mercancía de venta. En la facturación de muestras gratis debe estar indicada la descripción “muestras sin valor comercial, no aptos para la venta”.
Estos productos promocionales no representan una alteración del patrimonio de la empresa, por tal motivo la facturación de muestras sin valor comercial no se debe contabilizar y representan solo una formalidad legal.
Esta práctica habitual de exportación e importación debe cumplir con todos los requisitos y documentos aduaneros estipulados en Ley. El asiento contable de muestras gratis, se debe representar como muestras de mercancía y a los efectos legales no están sujetas al pago de impuestos.
Las muestras gratis representan un tipo de estrategia para dar a conocer productos nuevos a clientes habituales, también representan una forma fácil de congraciar a los fieles compradores, dando una apariencia positiva a la empresa.
Es importante considerar que, si las muestras gratis van a ser distribuidas internamente en la empresa, estas no van a necesitar de una factura de muestras, ya que en este caso no existe una transferencia de dominio.
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Para qué sirve una factura de muestras
Aunque las muestras gratis no tengan valor, su envío al exterior debe pasar por un proceso aduanero y cumplir con una serie de requisitos. La factura de muestras es uno de los documentos importantes para registrar el tránsito de la mercancía.
Una factura de muestra sirve generalmente para informar y cumplir con las formalidades de las relaciones comerciales. Estas facturas no representan ningún compromiso de pago y por ende no debe confundirse con una factura comercial.
Qué debe contener la factura de muestras
El envío de muestras sin valor comercial se hace generalmente a través de la factura proforma, este documento provisional debe ser emitido por el vendedor o persona que envía la muestra del producto.
Esta debe contener la información completa de los productos gratis o publicitarios que serán enviados, como parte de una técnica publicitaria. En la factura de muestras se debe especificar:
- Características de la mercancía
- Fecha de emisión
- Datos del proveedor
- Datos del cliente
- Dirección de envío
- Indicar que es una factura sin valor comercial
- Gastos de transporte y seguro (si son por cuenta del exportador)